Oh la la quelle horreur.
Revenir de congé, de maladie, de formation, de réunion et allumer notre PC pour constater une liste de courriels à la Prévert, sans compter le nombre de spams dont la "big bordel data" inonde nos boîtes tous les jours. Ils nous feraient acheter une robe de mariée 365 jours sur 365. Seulement voilà, nous ne nous marions pas tous les jours.
Franchement avons-nous besoin de cela pour qu'en quelques secondes le capital bien-être acquis pendant notre absence se transforme en surcroît de stress ?
Et c'est à nous demander parfois, si certains ont vraiment du travail ou bien qu'ils utilisent les courriels pour se donner une existence au travail ?
Quant à faire le lien entre l'ambiance de travail et la volumétrie de courriels émis et reçus par les acteurs d'une entreprise, oui il n'y a qu'un pas !
Sans en faire une généralité bien sûr, oui les entreprises chronophages en courriels sont souvent les entreprises où l'ambiance de travail est mauvaise, où les clans, les guerres d'ego et de pouvoir, les conflits inter et intra départements, personnes, sont nombreux.
Les gens ne savent pas et ne veulent pas communiquer entre eux, alors les courriels, cet outil virtuel est le meilleur moyen pour eux de se dédouaner de cette nécessité vitale pour le bon fonctionnement d'une entreprise, en commençant par les dirigeants bien souvent de piètres communicants.
J'ai été viré, séance téléphonique tenante, par l'un d'entre eux parce que j'ai eu le malheur de lui dire qu'un courriel adressé à 5000 personnes commence par "bonjour" et se termine au moins par "cordialement". Le style était : je vous rappelle que vous devez impérativement utiliser l'application informatique X - au demeurant une vraie usine à gaz - et plus de 3500 d'entre vous ne le font pas. Sans commentaire. A suivi une mission avec des entrepreneurs merveilleux.
Alors que faut-il faire pour mettre des rayons de soleil dans nos boîtes courriels (pragmatisme, bon sens, vécu.) ?
- Pas plus de deux courriels sur le même sujet, sinon nous bougeons les fesses pour aller directement voir nos collègues, qui bien souvent siègent à deux pas de chez nous.
- Eviter de mettre toute la terre en copie et rien de plus idiot que des courriels avec des actions attendues, adressés à plusieurs destinataires, sans préciser à chacun la part qui lui revient.
- Faire barrage à tous les spams, en installant tous les filtres possibles.
- Faire court. Pas la peine de raconter notre vie. Etre clairs, précis, concis et exacts.
- Intégrer le fait que les autres travaillent aussi et qu'ils n'ont pas toujours le temps de les lire au moment où nous attendons qu'ils les lisent. Rien n'est donc pressé par courriel.
- Utiliser principalement les courriels pour les contacts avec l'externe : clients, fournisseurs, administrations, et quand une trace est nécessaire (volet juridique).
- Limiter le plus possible le nombre de pièces jointes. Rien de plus désagréable que d'avoir une bibliothèque de documents à ouvrir et à consulter.
- Respecter les destinataires en veillant à leur écrire en bon français et à ne pas faire de faute d'orthographe.
Vous faites déjà cela, vous êtes géniaux !
Laissez-moi votre adresse courriel s'il vous plait, je vous rejoins de suite, car vous êtes une entreprise familiale ou à taille humaine, agile, collaborative, où il fait super bon de travailler.
Si nous faisions un ratio : nombre de courriels internes émis par salarié à l'année, il y a fort à parier que les groupes gagneraient la palme du temps gaspillé et de la mise sur piédestal de leurs émetteurs.
Patrick Louis Richard
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